La oficina legal en la nube
En tiempos de teletrabajo, cuando hemos cambiado la oficina por el home office, ya no tenemos los papeles a mano como antes. Tampoco recibimos documentos materialmente, el auge de la firma electrónica y la obtención virtual de certificados y otros, han cambiado las formas de ejercer la profesión.
Y podemos trabajar en cualquier lugar, accediendo a documentos y comunicándonos con otros profesionales y con los clientes. Antes de la pandemia, allá por el año 2018, un par de veces me instalé con la tablet, en la mejor cafetería de grano de la ciudad, contesté correos y revisé un par de causas en la oficina jurídica virtual. ¡Qué momento sublime de la vida normal!
La opción es la nube, es decir un espacio en un servidor donde por una tarifa mensual o anual, alojamos todo lo que antiguamente reposaba por años en estantes de madera, hasta que alguna mano higiénica daba con ellos en un picapapeles o la estufa de invierno.
Además, la irrupción de los smartphones y las tablets,nos han empujado hacia la oficina móvil, con unos cuantos clics, ya estamos en el sitio donde litigamos o revisando documentos y resoluciones.
La oferta es variada y tiende a reunir en un solo lugar todas las aplicaciones necesarias para el trabajo, no sólo es el almacenamiento, sino también la posibilidad de escribir documentos, hacer hojas de cálculo, presentaciones e incluso comunicarnos.
Algunas opciones son las siguientes:
– ICloud: el sitio de Apple, reune en un solo lugar todas las aplicaciones necesarias para el trabajo, al igual que almacenamiento. Pages, Numbers y Keynote, son gratuitas y puedes bajarlas a tus dispositivos. Con 5 gb de almacenamiento gratis, puedes elegir de pago otros planes de 50, 200 gb y 2T. Integra además correos, contactos, calendario, fotos, recordatorios y notes.
Onedrive: es el competidor natural de la manzana. Pertenece a Microsoft, por lo tanto es nativo de Windows, aún cuando puede ser utilizado para almacenamiento, desde otros sistemas operativos. Distingue entre pplanes para el hogar y para empresas. Son 5 GB gratuitos y de ahí en adelante tiene planes que integran la suite Microsoft 365 con word, excel, power point, skype y outlook.
Dropbox ha sido por años el sitio de almacenamiento por excelencia. Su carácter amigable le hizo el estándar de la industria. Por cierto incluye unu plan gratis de 2gb. Con planes individuales y de trabajo, ofrece 2T hasta la capacidad que sea necesaria, con distintos precios mensuales. No ofrece aplicaciones para documentos ni hojas ni presentaciones. Es solo almacenamiento.
Zoho, es un concepto distinto, porque como su página dice, se trata de un software capaz de administrar todo el negocio. Integra aplicaciones para documentos, hojas, presentaciones y Gail, pero también permite el trabajo remoto en diferentes plataformas, de trabajo, finanzas, automatización digital, recursos humanos y TI. Si bien es cierto el registro es gratuito, hay que comunicarse con ventas para contratar planes.
Drive, de Google, es parte del modelo que integra almacenamiento y aplicaciones. Tiene aplicaciones de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, se integra con Gmail, meet, calendar y varias aplicaciones más. Para la oficina, es mejor optar de inmediato por Workspace. Son distintos planes, dependiendo de las prestaciones necesarias, con un precio inicial de US 5.40 por usuario al mes y 30 gb para cada uno.
Antes de tomar la decisión, considere su ecosistema y necesidades. También lo amigable de la interfaz y la rapidez para llegar a la información. Todos permiten que el usuario diseñe la arquitectura del sitio y cuentan con aplicaciones para los dispositivos.
En un ambiente reconocido como refractario al cambio tecnológico, muchas oficinas de abogados, han migrado a la nube desde hace bastante tiempo, lo que se ha incrementado durante la pandemia. Mientras más pronto se decida, podrá otorgar mejores servicios a sus clientes e interactuar con otros colegas.
Ya volverá el café caliente de grano, en algún lugar de la ciudad.